Como se organizar com uma ‘to do list’

Hierarquia das atividades 

Bom, o simples fato de ter cada um ter a noção que precisa de organização, já é um passo. Isso porque muitas pessoas são organizadas mas alegam “que tem seu próprio método” ou “se encontram na sua bagunça”. Esse método pode até funcionar por um tempo, mas e se a carga de trabalho aumentar? Outro ponto válido é que existem diversos tipos de tarefas. Portanto é necessário determinar o que é mais importante. Assim, você cria uma hierarquia entre as atividades e realiza aquelas que realmente não podem ficar de fora naquele dia. Dessa forma, você não vai terminar seu dia sem ter executado a tarefa mais importante do dia, ou muito pelo menos “empurrá-la com a barriga” por preguiça da execução.

Vale ressaltar que muitas vezes atividades de terceiros são atribuídas a nós. Justamente pela hierarquia entre as atividades, é importante saber dizer não e não querer “abraçar o mundo”. Entretanto, não confunda. Isso não significa que você não pode ajudar colegas com tarefas solicitadas. Mas é válido saber ponderar se essa atividade se encaixa dentro da sua agenda. Sempre lembrando dos objetivos diários determinados pela ‘to do list’.

Tempo 

“És um senhor tão bonito quanto a cara do meu filho”, mas o senhor Tempo não espera por ninguém. Portanto, você deve ser assertivo com a divisão das atividades. Dessa forma é sempre importante calcular o tempo que cada atividade toma. Como falamos acima, não dá para abraçar o mundo de uma vez. Então seja eficiente nesta divisão, mas também seja humano. Dedique um tempo para você respirar também. Por que não tomar um café e dar uma pausa de 10 minutos durante o expediente? (Se possível é claro!)

Lembre-se que se você já está “gastando” tempo e energia para se organizar, faça-o corretamente. Caso contrário você estaria perdendo tempo duas vezes.

Além disso, separe um tempo para imprevistos também. Até porque sabemos que eles vêm sem aviso, mas também sabemos que uma pessoa prevenida vale por duas.

 

Como se organizar com uma 'to do list'

A tradução literal de 'to do list' seria 'lista de afazeres', 'lista para fazer'. Dito tudo isso, a Manáry Digital quis ir além da criação de site. E trouxemos dicas para você criar sua própria ‘to do list’. E não existe certo ou errado. É importante fazer aquilo que vai te deixar a vontade e que deve funcionar com você.

Por exemplo, nosso CEO gosta de escrever as tarefas diárias dele no caderno e ir riscando conforme a conclusão. Já uma outra colaboradora gosta de trabalhar com post-it, como forma de lembrete para suas tarefas. Veja abaixo:

- Anote todas as tarefas que devem ser realizadas.

- Crie prioridades para as atividades. Deixe as mais urgentes no topo da lista ou até diferencie elas de alguma forma, por exemplo, com tinta diferentes.

- Dedique um tempo ao final do dia para reorganizar a lista. Assim, as tarefas pendentes podem ser lembradas e concluídas no dia seguinte.

Bom, essas são algumas dicas que preparamos para você. Mas não fique com medo de ir além. Caso o volume de atividades seja muito grande e com prazos muito diferentes entre elas. É importante considerar plataformas pagas de organização. Por experiência de nossos colaboradores, recomendamos o Monday e o Agendor. Embora as plataformas sejam pagas, elas oferecem teste gratuito por pequenos períodos. Assim, elas podem elevar seu poder de organização.

Então é isso, esperamos que esse artigo tenha sido útil. E nos despedimos com uma última dica. Procure estender esse método para sua vida pessoal, nas mais diversas frentes.

Fomos além de nossa expertise clássica aqui, mas ainda assim estamos ansiosos para ajudar a estruturar seu ambiente digital. Precisa de site e/ou de estruturação digital? Preencha o formulário abaixo e entre em contato agora mesmo com um de nossos especialistas!